Führen aus dem Home-Office

Anna Zänkert

So behalten Sie auch im Home-Office die Zügel in der Hand und schaffen die ideale Arbeitsatmosphäre für Ihre Mitarbeiter

Sie gehen mit gutem Beispiel voran und sind im Home-Office – doch Sie müssen auch mit Ihrem Team in Kontakt bleiben und dieses tun. Was nun? Chats und E-Mails, Telefonate und Videokonferenzen sind dieser Tage das Mittel, um den Kontakt zu Kollegen zu pflegen. Legen Sie eine Kommunikations-Etiquette fest. So wissen alle Beteiligten, welcher Kanal wann zu verwenden ist. Persönliche Daten sollten beispielsweise nicht über inoffizielle Chats versendet werden, größere Themen stattdessen in Konferenzen besprochen und Dokumente per E-Mail versendet werden. 

Manche Kollegen fühlen sich vielleicht einsam zu Hause, warum nicht einfach mal anrufen, um zu schauen, wie es dem Lieblingskollegen oder der Lieblingskollegin so geht? Dies ist auch aus Unternehmenssicht keine verschenkte Zeit – Einsamkeit senkt die Produktivität und Motivation.

Sollten virtuelle Besprechungen neu in Ihrem Unternehmen sein, so macht es Sinn, offen mit Ihrem Team das Prozedere zu diskutieren, um so die Wünsche und Anliegen der Mitglieder zu verstehen. Diskutieren Sie neben technischen Aspekten z.B. ob und wann Small Talk erlaubt ist und in wie weit Abschweifen akzeptiert wird. Wichtig: Halten Sie das Ergebnis gemeinsam fest und machen Sie es jedem Teilnehmer zugänglich.

Aus Unternehmenssicht stärkt Small Talk die Beziehungen untereinander, führt zu mehr Wissen, was wiederum mehr Einsicht und Verständnis zur Folge haben kann. Manche Chefs gehen soweit, der 20/80-Regel zu folgen – Sie verwenden zwanzig Prozent der Zeit für Small Talk. Gerade in diesen Zeiten ist es wichtig, denn ein guter Manager sollte Bescheid wissen, wie es den Mitarbeitern geht, um richtig auf sie eingehen zu können. 

Schaffen Sie oder behalten Sie Ihren wöchentlichen jour fix bei. Halten Sie ein Teammeeting ab und achten Sie darauf, dass die Gruppe mit Spaß bei der Sache ist. Manche Teams haben beispielsweise den „formellen Freitag“ eingeführt. Ein Tag pro Woche, an dem alle möglichst schick und formell an der Videokonferenz teilnehmen und eben nicht nur in T-Shirt und Jogginghose dasitzen. Das sorgt für Spaß und Zusammenhalt im Team.
Wie sonst auch gilt: Jeder braucht einen anderen Chef. Dies kann man auf gewisse Generationen zurückführen (Generation X bevorzugt E-Mails vs. Millennials, die lieber Echtzeitkommunikation haben) oder kulturelle Hintergründe (Indien vs. USA) oder schlichtweg den Charakter jedes Einzelnen. De facto arbeiten verschiedene Mitarbeiter anders, denken und verhalten sich anders und müssen deshalb anders geführt werden. Teammitgliedern mit viel Erfahrung im Beruf und Unternehmen kann es z.B. reichen per E-Mail und Chat zu kommunizieren wohingegen besonders Unerfahrene per Webkonferenz oder Telefon geleitet werden sollten.

„Angestellte schaffen sich gegenseitig Arbeit.“
Cyril Northcote Parkinson

Delegieren Sie nicht nur die Aufgabe und den Zeitrahmen, sondern überprüfen Sie auch das Verständnis und holen Sie sich das Einverständnis des Mitarbeiters (zeigen Sie ggf. Respekt für die aktuellen Lebensumstände und Verständnis). Menschen sind motivierter, wenn sie sich mit Aufgaben identifizieren können. Nichtsdestotrotz gilt es auch aktuell Fristen zu wahren – kommunizieren Sie regelmäßig mit Ihren Mitarbeitern. Erkundigen Sie sich nach dem Stand des Projektes und ob die Deadline etwa in Gefahr ist. Bieten Sie Hilfe an.

Sollten Sie schlechtes Feedback geben oder Mitarbeiter kritisieren müssen, gilt es dies in einem Vier-Augen-Gespräch am Telefon oder noch besser per Webkonferenz zu machen. Schwierige Gespräche bedürfen etwas Planung von Seiten des Chefs:
  1. Haben Sie Ihre Emotionen unter Kontrolle und bleiben Sie ruhig. 
  2. Kritisieren Sie die Aufgabe, nicht den Menschen. 
  3. Seien Sie spezifisch und kritisieren Sie zeitnah. 
  4. Bestätigen Sie das Gegenüber, dass er oder sie ein/e gute/r Mitarbeiter/in ist. 
  5. Lassen Sie das Gegenüber zu Wort kommen und seine eigene Sicht der Dinge schildern. 
  6. Vereinbaren Sie gemeinsam einen Aktionsplan
  7. Nachverfolgung: An einem ebenfalls vereinbarten Termin sollte Bilanz gezogen werden.
Besonders via Telefon ist es wichtig, genau zuzuhören. Achten Sie auf Kommunikation mit Seufzern oder Räuspern oder Veränderungen im Ton. Vergleichen Sie diese Kommunikation mit der Kommunikation im Büro von Angesicht zu Angesicht um herauszufinden, was „normal“ ist.

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